REGULAMIN UCZESTNICTWA
W XXIII JARMARKU CYSTERSKIM w Pelplinie
Wstęp
Jarmark Cysterski zwany dalej „Jarmarkiem” jest cykliczną imprezą nawiązującą w swej treści do średniowiecznych jarmarków kupieckich, w tym o charakterze wystawienniczo–handlowym dla wytwórców regionalnych wyrobów użytkowych i artystycznych, naturalnych (regionalnych) produktów spożywczych, przedmiotów sztuki i dawnych wyrobów użytkowych.
Postanowienia ogólne
1. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują uczestników XXIII Jarmarku Cysterskiego.
2. Użyte w treści niniejszego Regulaminu mają następujące znaczenia:
1) Regulamin- niniejszy Regulamin XXIII Jarmarku Cysterskiego dla uczestników XXIII Jarmarku Cysterskiego w Pelplinie organizowanego w dniach 14 i 15 września 2024 roku,
2) Organizator: Gmina Pelplin, Diecezja Pelplińska, Powiat Tczewski, Miejski Ośrodek Kultury w Pelplinie i inne podmioty
3) Jarmark – XXIII Jarmark Cysterski,
4) Uczestnik – wystawca (osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, instytucja) biorący udział w Jarmarku i prowadzący sprzedaż w ramach udostępnionego miejsca handlowego, związaną bezpośrednio z wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą lub zawodową i związane z nim osoby, które współpracują z wystawcą bez względu na rodzaj tej współpracy i podstawę,
5) Formularz- Formularz Zgłoszenia Uczestnictwa- elektroniczny formularz zgłoszenia uczestnictwa dostępny na stronie www organizatora,
6) Stoisko- miejsce wystawienniczo- handlowe – część obszaru Jarmarku, udostępniona przez Organizatora w formie stoiska lub powierzchni służąca prowadzeniu Sprzedaży przez uczestników bądź działalności promocyjnej i wystawienniczej,
7) Sprzedaż-prowadzona przez uczestników sprzedaż towarów, świadczenia usług, działalności gastronomicznej lub działalności promocyjnej,
3. Niniejszy regulamin określa zasady porządkowe podczas Jarmarku, w szczególności:
1) na placu przed Bazyliką Katedralną
2) przed Collegium Marianum wzdłuż Alei Cystersów
3) przy Hotelu
4) wzdłuż ulicy Przystań Jana Sobieskiego
5) na placu Mariackim i ul. Kanonickiej (tzw. podkowa)
6) wzdłuż ulicy Plac Tumski i ul. Mestwina
7) na placu przed budynkiem KCK.
obowiązujące dla osób prowadzących sprzedaż, działalność wystawienniczą, inną działalność zarobkową lub niezarobkową, jak również osób odwiedzających Jarmark.
§ 2
Rodzaje stoisk na Jarmarku Cysterskim
1. Integralną częścią Jarmarku są stoiska handlowe, wystawiennicze, promocyjne, edukacyjne, tematycznie związane z programem Jarmarku, który w swej treści nawiązuje do tradycji średniowiecznych.
2. Na Jarmark przyjmowane są stoiska:
1) twórców ludowych (rękodzieło, rzeźba, malarstwo, wiklina, itp.), ceramika artystyczna [SEKTOR A, B, E, F]
2) zabawki drewniane i inne [SEKTOR B, E, F]
3) kolekcjonerskie różnego rodzaju [SEKTOR E, F]
4) pamiątki i ozdoby [SEKTOR A, B, E, F]
5) galanteria skórzana [SEKTOR B, E, F]
6) biżuteria [SEKTOR A, B, E, F]
7) akcesoria średniowieczne [SEKTOR B, E, F]
8) artykuły spożywcze, w tym słodycze (cukierki, lizaki, czekolady, owoce i orzechy - suszone, prażone, w polewach, w czekoladzie), przyprawy i wypieki (pieczywo, ciasta, ciasteczka kruche, sękacze, itp.) [SEKTOR C, E, F]
9) gastronomia, w tym: grzane piwo, miody pitne, nalewki, soki oraz drobne przekąski, potrawy i wyroby regionalne (bigos, placki, pierogi, szynki wędzone, sery, itp.) [SEKTOR C, F]
10) zjeżdżalnie, dmuchańce, karuzele itp. [SEKTOR D]
11) inny asortyment zatwierdzony przez Organizatora.
3. Na Jarmark nie będą przyjmowane stoiska: z chemią (proszki, art. czyszczące, itp.), sprzętem AGD z odzieżą współczesną, obuwiem, stoiska z materiałami promocyjnymi nie związanymi z charakterem Jarmarku oraz wszelkiego rodzaju asortymentem w postaci akcesoriów, gadżetów i zabawek plastikowych.
4. Organizator ma prawo odmówić zgody na wystawienie stoiska, jeśli uzna, że nie pasuje ono do charakteru Jarmarku oraz gdy asortyment wskazany w formularzu jest inny niżeli na stoisku.
5. Preferowana lokalizacja wystawiennicza zależna jest od rodzaju i typu stoiska.
Zobacz mapę z wyznaczonymi sektorami >
§3
Zgłoszenie stoiska
1. Każdy uczestnik zainteresowany wystawieniem stoiska podczas Jarmarku, zgłasza swój udział za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Jarmarku: http://jarmarkcysterski.diecezja-pelplin.pl/
2. Zgłoszenia uczestników będą przyjmowane do wtorku: 20 sierpnia 2024 r.
3. Zgłoszenia uczestnictwa dokonane po terminie będą rozpatrywane przez Organizatora w miarę dostępności powierzchni wystawienniczej - decyduje rodzaj asortymentu zgodnego z charakterem i celem Jarmarku.
4. Organizatorzy po otrzymaniu formularza zgłoszenia potwierdzają jego otrzymanie (telefonicznie lub mailowo) i informują o przyjęciu lub odmowie wystawienia stoiska z proponowanym asortymentem.
5. O miejscu wystawienia stoiska decydują organizatorzy, o czym informują uczestników w pierwszym tygodniu września poprzez kontakt mailowy. Jednocześnie Organizator wskazuje miejsce rozstawienia stoiska przydzielając odpowiedni numer porządkowy.
6. Po ustaleniu miejsca rozstawienia stoiska, Organizator drogą mailową wysyła do uczestnika przepustkę z numerem porządkowym stoiska. Przysłaną przepustkę z numerem należy wydrukować i okazać przy wjeździe na teren Jarmarku (przy barierkach, gdzie będą stali strażacy i obsługa Jarmarku). Przepustkę z numerem należy zachować przy sobie.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do umiejscowienia na placu katedralnym wyłącznie stoisk z wybranym asortymentem np. rękodzieło, rzeźba, itp.
8. Fakt przesłania wypełnionego formularza oraz otrzymania zgody na wystawienie się stanowi zawarcie umowy, a co za tym idzie zobowiązania się do poniesienia wskazanej w formularzu wysokości odpłatności.
§4
Sprawy porządkowe
1. Stoiska można rozstawić wyłącznie w miejscu uzgodnionym z Organizatorem na podstawie przesłanej wcześniej przepustki z przyporządkowanym numerem.
2. Uczestnik może zająć tylko tyle miejsca, ile dokładnie zgłosił na formularzu zgłoszenia (przekroczenie zgłoszonego miejsca wystawienniczego skutkować może usunięciem z sektora).
3. Ustawianie stoisk może odbywać się od soboty 14.09.2024 r. w godzinach 6:00 do 10:00 oraz następnego dnia (dla tych, którzy będą tylko w niedzielę) w tych samych godzinach. Instalowanie stoisk w piątek (13.09.2024 r.) wzdłuż ulic jest ZABRONIONE ze względu na ruch drogowy.
4. Organizatorzy mogą zapewnić dostęp do energii elektrycznej za dodatkową opłatą wyłącznie do stoisk gastronomicznych oraz pod plac zabaw. Zapotrzebowanie na prąd (ilość mocy w kW) należy zaznaczyć w formularzu zgłoszenia. W przeciwnym razie nie zostanie zagwarantowany dostęp do prądu.
5. Uczestnik ma prawo do:
1) prowadzenia działalności handlowej w określonym przez Organizatora miejscu i godzinach trwania Jarmarku,
2) reklamowania swojej działalności wewnątrz stoiska, o ile nie zakłóca to porządku Jarmarku,
3) informacji i pomocy ze strony Organizatora.
6. Uczestnik ma obowiązek:
1) utrzymania porządku na stoisku oraz w jego bezpośrednim otoczeniu i pozostawienia porządku po zakończeniu działalności na Jarmarku,
2) przebywania lub pozostawienia osoby odpowiedzialnej na stoisku w godzinach trwania Jarmarku,
3) przestrzegania obowiązujących przepisów regulujących sprzedaż oferowanych produktów.
7. Zabrania się:
1) wystawiania na stoisku innego asortymentu niż zgłoszony w formularzu zgłoszenia,
2) zajmowania większej powierzchni niż określona w formularzu zgłoszenia,
3) prowadzenia działalności na terenie Jarmarku naruszającej porządek i spokój publiczny, dobre obyczaje i uczucia religijne,
4) udostępniania stoiska handlowego lub przydzielonego miejsca osobom trzecim bez zgody Organizatora,
5) używania otwartego ognia,
6) sprzedaży podróbek produktów oraz produktów, na które handlujący nie posiada zezwoleń,
7) opuszczania terenu jarmarku w trakcie trwania imprezy,
8) sprzedaży narkotyków, środków psychotropowych, dopalaczy oraz produktów pirotechnicznych oraz wszelkich innych prawnie zakazanych.
8. Kwestie natury formalno-prawnej związane ze sprzedażą produktów, tj. zezwolenia, koncesje, licencje, podatki, leżą wyłącznie po stronie uczestnika. Jednocześnie każdy winien ubezpieczyć swoją działalność, w tym posiadane mienie we własnym zakresie.
9. Nie dopuszcza się parkowania pojazdów przy stanowiskach handlowych. Pojazdy należy parkować w wyznaczonych do tego miejscach wskazanych przez Organizatora.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
1) produkty przechowywane na stoisku handlowym,
2) eksponaty wystawione na stoisku,
3) za szkody powstałe na osobie (a także osób współpracujących) lub mieniu uczestnika Jarmarku spowodowane kradzieżą oraz zdarzeniami losowymi, takimi jak wichura, deszcze, ogień, eksplozje, zalanie wodą, a także szkody wynikłe z przerwy w dostawie prądu.
§5
1. Za stoiska handlowe Organizator pobiera opłaty w wysokości zależnej od rodzaju i powierzchni stoiska.
2. Wysokość opłat automatycznie kalkulowana jest w formularzu zgłoszenia, przy czym:
1) Opłata za stoisko za 1 dzień (nie dotyczy gastronomii) wynosi:
a) do 2 m2 - 60 zł
b) do 9 m2 - 85 zł
c) do 16 m2 - 100 zł
d) do 30 m2 - 150 zł
e) powyżej 30 m2 - 200 zł
2) Stoiska gastronomiczne:
a) do 9 m2 - 100 zł
b) do 16 m2 - 170 zł
c) do 30 m2 - 220 zł
d) powyżej 30 m2 - 260 zł
e) stałe lub mobilne (jeden samochód): 350 zł
3) Stoisko wyłącznie z alkoholem: 400 zł
4) Za teren, na którym wystawca wystawia swoje stoły i ławy Organizator nie pobiera opłat (o ile teren został wcześniej uzgodniony).
5) Opłata za miejsce pod plac zabaw:
a) plac zabaw – za każde urządzenie (zamek dmuchany, trampolina, itp.) – 80 zł
b) przejażdżki konne – 120 zł
c) stoiska z balonami – 50 zł
6) stoisko z watą cukrową – 70 zł
7) Za korzystanie z energii elektrycznej dodatkowa opłata w wysokości:
a) 35 zł za moc do 2 kW
b) 45 zł za moc 2,1 do 5 kW
3. Opłaty będą pobierane w gotówce przez Organizatora w dniach Jarmarku.
4. Nie pobiera się opłat od osób, podmiotów, które nie handlują, lecz wyłącznie promują, prezentują swoje wyroby umiejętności podczas Jarmarku (np. artysta malujący obrazy, rzeźbiący w drewnie, itp.) oraz od stoisk lokalnych Kół Gospodyń Wiejskich, szkół i innych placówek oświatowych (po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem).
5. Wszelkie inne zwolnienia z opłat związane z rodzajem stoiska, związane ze sponsoringiem, z udostępnieniem własnego sprzętu, ze wzajemnymi zobowiązaniami, ustalane są indywidualnie z Organizatorem.
§6
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
1. produkty przechowywane na stoisku handlowym,
2. eksponaty wystawione na stoisku,
3. za szkody powstałe na osobie (a także osób współpracujących) lub mieniu uczestnika Jarmarku spowodowane kradzieżą oraz zdarzeniami losowymi, takimi jak wichura, deszcze, ogień, eksplozje, zalanie wodą, a także szkody wynikłe z przerwy w dostawie prądu.
§7
Koszty przygotowania stoiska i wystawienia się na jarmarku (np. koszt zakupu towarów) każdy z Uczestników ponosi we własnym zakresie.
§8
Ochrona Jarmarku polega na ochronie mienia stanowiącego wyłącznie wyposażenie Jarmarku.
§9
Niniejszy Regulamin stanowi integralną część Zgłoszenia Udziału - Umowy najmu stoiska handlowego.
§10
Ochrona Danych Osobowych
1. Organizator - Diecezja Pelplińska jest administratorem danych osobowych Uczestników.
2. Dane podawane w przez Uczestników w procesie zgłaszania uczestnictwa a także wizerunek będą zabezpieczone i przetwarzane zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 25 maja 2018 roku oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)w celach wynikającego z zgłoszonego uczestnictwa w formularzu w oraz w celach wskazanych w dobrowolnej zgodzie.
3. Podanie danych przez Uczestników jest dobrowolne – jednak konieczne w celu realizacji zgłoszenia uczestnictwa, organizacji i rozliczenia wydarzeń i imprez towarzyszących - a ich niepodanie może skutkować odmową przyjęcia zgłoszenia.
4. Uczestnik zobowiązuje się wykonać obowiązki informacyjne oraz inne obowiązki przewidziane w przepisach prawa powszechnie obowiązującego dotyczących ochrony danych osobowych wobec wszystkich podmiotów, z którymi będzie współpracował przy wykonaniu zgłoszenia. W szczególności Uczestnik przekaże podmiotom klauzulę informacyjną Organizatora.
5. Podstawą przetwarzania danych jest:
1) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (tj. dobrowolna zgoda) np. w zakresie wykorzystywania wizerunku.
6. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, z pomocą których Organizator realizuje cele wynikające z zgłoszenia, w tym podmiotom utrzymującym infrastrukturę IT, podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawnicze, usługi ochrony. Podanie danych jest dobrowolne. Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
7. Możliwe jest zgłoszenie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, żądania do nich dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia.
8. Dane przechowywane są przez czas trwania Jarmarku, a po jego zakończeniu przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji i przedawnieniu roszczeń.
9. Podmiotowi danych osobowych przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10Dane osobowe nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
§11
Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie w przypadkach zaistnienia okoliczności od nich niezawinionych i niezależnych (w szczególności takich jak: siła wyższa, decyzje władz państwowych) prawo do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo przełożenia terminu Jarmarku.
2. Uczestnik Jarmarku powinien respektować aktualnie obowiązujące przepisy prawa powszechnie obowiązującego, prawa lokalnego, polecenia uprawnionych przedstawicieli Organizatora i funkcjonariuszy służb porządkowych. W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie możliwość zawiadomienia stosownych organów, w tym Policji lub organów karnoskarbowych.
3. Organizator zastrzega sobie prawo wyłącznego korzystania z wizerunku, nazwy i znaku słowno-graficznego Jarmarku. Przekazywanie przez Organizatora jakichkolwiek materiałów czy udzielanie zezwoleń nie może być interpretowane jako zbycie lub nabycie do nich jakichkolwiek praw.
4. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Jarmarku, będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo sąd powszechny w Starogardzie Gdańskim.
5. Uczestnik, poprzez zgłoszenie formularzem oraz samo uczestnictwo w Jarmarku, zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu, a także wyraża nieodpłatną zgodę na wykonywanie przez Organizatora zdjęć i nagrań filmowych podczas Jarmarku (także zawierających logotyp Uczestnika) oraz do ich rozpowszechniania w materiałach reklamowych Organizatora (w tym również w Internecie) w celu promocji Jarmarku i związanej z nim działalności Uczestników.
6. Nieprzestrzeganie niniejszego Regulaminu przez uczestników stanowi podstawę do żądania opuszczenia Jarmarku.
7. Podczas trwania Jarmarku w sprawach organizacyjnych i porządkowych decyzje podejmuje Organizator Jarmarku.
8. Postanowienia niniejszego Regulaminu obowiązują od daty publikacji na Stronie internetowej Organizatora.
9. Organizator jest uprawniony do dokonywania zmian Regulaminu w każdym czasie. Zmiany Regulaminu obowiązują od daty publikacji na stronie http://jarmarkcysterski.diecezja-pelplin.pl/
Pelplin, 25 czerwca 2024 r.
